Rastie vám obrat, ale nie zisk? Zmeňte to!

Chcete príklad? Prejdite si s nami cestu k efektívnemu reportingu evidencie ziskovosti zákaziek. Spoločnosť s obratom v rade nižších stoviek miliónov sa zameriava na stavebné zákazky pre individuálnych investorov. Napriek tomu, že rast obratu bol známkou podnikateľského úspechu, nízka, a navyše stagnujúca ziskovosť na úrovni celej firmy bola pre jej majiteľa sklamaním.

Firma viedla účtovníctvo primárne na daňové účely v rozsahu štandardných účtovných výkazov, okrem toho existoval už len report vo forme prehľadu zákaziek v Exceli. S ohľadom na časový rozsah a zložitosť zákaziek a zastaraný účtovný systém, report zákaziek spracovával priamo majiteľ firmy. Zbieral podklady z rôznych evidencií a následne ich spracovával do prehľadu zákaziek. Tejto aktivite venoval takmer celý týždeň. Report zákaziek tak zostavoval vždy iba po skončení kvartálu. To ale neumožňovalo včas reagovať na negatívny vývoj v nákladnosti zákaziek, najmä s ohľadom na viacpráce. Majiteľ sa navyše kvôli tomu nemohol dostatočne venovať riadeniu firmy. Okrem toho ho osobne tieto činnosti ani netešili.

Riešenie tejto situácie by si nepochybne zaslúžilo „štandardný“ postup, ktorý sme pánovi majiteľovi predstavili:

1. zmapovať a zanalyzovať výstupy z účtovníctva a ostatných evidencií (objednávok, výroby…),
2. vykonať procesnú analýzu a navrhnúť opatrenia,
3. realizovať odsúhlasené zmeny (vr. výmeny zastaraného účtovného systému) a zaviesť štandardný manažérsky reporting,
4. priebežne podporovať externým finančným riaditeľom s rozsiahlou praxou z iných firiem.

Majiteľ firmy nemal skúsenosť s využitím externého odborníka, s výnimkou daňového a právneho poradenstva. Zdôrazňoval, že kľúčovou slabinou jeho podniku je nízka ziskovosť. Očakával, že poradenstvo od ARFIN mu pomôže identifikovať úspory. Rýchlo a bez ďalších vysokých nákladov. Preto sme „štandardný“ prístup opustili a sústredili sa výhradne na priority z perspektívy majiteľa – priebežné sledovanie výnosnosti zákaziek. A kvartálny reporting.

Majiteľ si bol dobre vedomý toho, že svoju profesijnú skúsenosť získal výhradne vo svojej firme, a že ho to do značnej miery obmedzuje pri hľadaní riešení. Preto bol otvorený pohľadu a radám zvonku, výhradne však od odborníka na danú oblasť, ktorý si u neho vybuduje prirodzenú autoritu. Navrhli sme angažovať špecialistu na danú problematiku a zaviazali sa k dvom podmienkam:

• garantovanému výstupu,
• maximálnemu časovému rozsahu.

Majiteľa spoločnosti zaujala predovšetkým možnosť na pár hodín si zaplatiť človeka, ktorý podobné zadanie už niekoľkokrát navrhoval a realizoval, a to aj v rádovo väčších spoločnostiach. A súčasne sa nezaväzovať k projektu za státisíce…

Nami odporúčaný špecialista svojej činnosti obmedzil iba na to najpodstatnejšie:

1. analýzu a preverenie všetkých možností exportu dát z existujúceho účtovného programu,
2. základnú revíziu štruktúry zákazkového reportu,
3. návrh postupu pre automatizáciu spracovania reportu zákaziek.

Všetko v rozsahu 2 pracovných dní. Polovicu času strávil externý poradca u klienta vo firme: 3 hodiny preberal detaily s účtovníkom, 3 hodiny venoval prácu na mieste a 2 hodiny debatoval s majiteľom nad výsledkom. Vďaka praktickej a vecnej spolupráci majiteľ získal v externého poradcu dôveru. Na popísanú zákazku tak nadviazalo ďalšie zadanie v zhruba dvojnásobnom rozsahu. V tomto prípade išlo už o riešenie konkrétneho problému klienta – maximálne zefektívniť tvorbu zákazkového reportu, hoci stále v Excel s využitím kontingenčných tabuliek a makier.

S akým výsledkom?

• spracovanie reportu trvá jeden deň (predtým týždeň),
• report je k dispozícii každý mesiac (predtým kvartálne),
• spracovanie reportu je z časti delegovateľné v rámci firmy (predtým len majiteľ),
• možnosť technickej i odbornej podpory odborníkom ARFIN (predtým prevádzková slepota).