Roste vám obrat, ale ne zisk? Změňte to!

Chcete příklad? Projděte si s námi cestu k efektivnímu reportingu evidence ziskovosti zakázek.
Společnost s obratem v řádu nižších stovek miliónů se zaměřuje na stavební zakázky pro individuální investory. Přestože růst obratu byl známkou podnikatelského úspěchu, nízká, a navíc stagnující ziskovost na úrovni celé firmy byla pro jejího majitele zklamáním.

Firma vedla účetnictví primárně pro daňové účely v rozsahu standardních účetních výkazů, kromě toho existoval již jen report ve formě přehledu zakázek v Excelu. S ohledem na časový rozsah a složitost zakázek a zastaralý účetní systém, report zakázek zpracovával přímo majitel firmy. Sbíral podklady z různých evidencí a následně je zpracovával do přehledu zakázek. Této aktivitě věnoval téměř celý týden. Report zakázek tak sestavoval vždy pouze po skončení kvartálu. To ale neumožňovalo včas reagovat na negativní vývoj v nákladovosti zakázek, zejm. s ohledem na vícepráce. Majitel se navíc kvůli tomu nemohl dostatečně věnovat řízení firmy. Mimo to jej osobně tyto činnosti ani netěšily.

Řešení této situace by si nepochybně zasloužilo „standardní“ postup, který jsme panu majiteli představili:

1. zmapovat a zanalyzovat výstupy z účetnictví a ostatních evidencí (objednávek, výroby…),
2. provést procesní analýzu a navrhnout opatření,
3. realizovat odsouhlasené změny (vč. výměny zastaralého účetního systému) a zavést standardní manažerský reporting,
4. průběžně podporovat externím finančním ředitelem s rozsáhlou praxí z jiných firem.

Majitel firmy neměl zkušenost s využitím externího odborníka, s výjimkou daňového a právního poradenství. Zdůrazňoval, že klíčovou slabinou jeho podniku je nízká ziskovost. Očekával, že poradenství od ARFIN mu pomůže identifikovat úspory. Rychle a bez dalších vysokých nákladů. Proto jsme „standardní“ přístup opustili a soustředili se výhradně na priority z perspektivy majitele –průběžné sledování výnosnosti zakázek. A kvartální reporting.

Majitel si byl dobře vědom toho, že svou profesní zkušenost získal výhradně ve své firmě, a že jej to do značné míry omezuje při hledání řešení. Proto byl otevřený pohledu a radám zvenčí, výhradně však od odborníka na danou oblast, který si u něj vybuduje přirozenou autoritu. Navrhli jsme angažovat specialistu na danou problematiku a zavázali se ke dvěma podmínkám:

• garantovanému výstupu,
• maximálnímu časovému rozsahu.

Majitele společnosti zaujala především možnost na pár hodin si zaplatit člověka, který podobné zadání již několikrát navrhoval a realizoval, a to i v řádově větších společnostech. A současně se nezavazovat k projektu za statisíce…

Námi doporučený specialista své činnosti omezil pouze na to nejpodstatnější:

1. analýzu a prověření všech možností exportu dat ze stávajícího účetního programu,
2. základní revizi struktury zakázkového reportu,
3. návrh postupu pro automatizaci zpracování reportu zakázek.

Vše v rozsahu 2 pracovních dní. Polovinu času strávil externí poradce u klienta ve firmě: 3 hodiny probíral detaily s účetní, 3 hodiny věnoval práci na místě a 2 hodiny debatoval s majitelem nad výsledkem. Díky praktické a věcné spolupráci majitel získal v externího poradce důvěru. Na popsanou zakázku tak navázalo další zadání ve zhruba dvojnásobném rozsahu. V tomto případě šlo již o řešení konkrétního problému klienta – maximálně zefektivnit tvorbu zakázkového reportu, byť stále v Excel s využitím kontingenčních tabulek a maker.

S jakým výsledkem?

• zpracování reportu trvá jeden den (dříve týden),
• report je k dispozici každý měsíc (dříve kvartálně),
•  zpracování reportu je z části delegovatelné v rámci firmy (dříve jen majitel),
• možnost technické i odborné podpory odborníkem ARFIN (dříve provozní slepota).